5 bí quyết giúp bạn giảm áp lực trong cuộc họp

Trong suốt quá trình làm việc bạn chắc chắn gặp phải những áp lực, căng thẳng đến từ nhiều nguồn ví dụ như: áp lực đến từ deadline, áp lực về chất lượng sản phẩm, chất lượng trong sáng tạo… Bên cạnh đó có một số hoạt động đòi hỏi bạn phải tập trung và trang bị nhiều kỹ năng cả về chuyên môn lẫn tâm lý, điển hình trong số đó là những cuộc họp. Bởi bất cứ ngành nghề, lĩnh vực nào cũng cần phải tổ chức họp giữa các cấp quản lý, phòng ban trong doanh nghiệp… nhằm tổng kết kết quả vừa qua đồng thời lên kế hoạch cho thời gian tiếp theo. Nghe thì có vẻ đơn giản nhưng rõ ràng bạn là người hiểu rõ nhất mức độ áp lực và căng thẳng trong mỗi buổi họp, đặc biệt là họp chuyên môn – có sự góp mặt bởi bộ phận lãnh đạo, cấp trên.

Ảnh minh họa.

Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, tài liệu

Một trong những lý do khiến nhân viên thường cảm thấy “sợ họp” là vì quá trình làm việc không thực sự hiệu quả và tập trung. Bạn không biết cuộc họp sẽ triển khai những vấn đề gì, đồng thời chưa hình dung bản thân sẽ phải đóng góp gì trong cuộc họp này. Một lời khuyên nhỏ cho bạn là hãy luôn chuẩn bị đầy đủ các bản báo cáo về tình hình công việc gần nhất cũng như tài liệu nghiên cứu chuyên môn thuộc lĩnh vực bạn đang làm việc. Sự chuẩn bị này không những giúp bạn yên tâm hơn trong quá trình tham gia họp mà lâu dài sẽ giúp bạn hình thành trách nhiệm với công việc của bản thân thông qua tinh thần cầu thị, chu toàn.

Tập ứng xử với những tình huống khó

Cũng như các buổi phỏng vấn kiếm việc nhanh, trong suốt thời gian phiên họp diễn ra sẽ xuất hiện những tình huống nhạy cảm, khó khăn mà bạn phải gián tiếp hoặc trực tiếp xử lý. Bằng cách tự liên hệ với những cuộc họp trước hoặc hỏi thăm đồng nghiệp, bạn sẽ tự liệt kê ra một vài trường hợp có thể xảy ra đồng thời suy nghĩ về cách thức giải quyết, ứng xử nếu gặp phải. Tập ứng xử trước sẽ giúp bạn tự tin hơn khi bắt đầu cuộc họp, tránh bị mất bình tĩnh. Cấp trên chất vấn, đồng nghiệp công kích quan điểm, cấp dưới không ủng hộ… là một số tình huống hay diễn ra, tuỳ thuộc vào môi trường và tình hình thực tế mà bạn vận dụng theo giải pháp đã chuẩn bị.

Ghi chép và lưu ý những điểm chính trong cuộc họp

Không nên cho rằng đây là công việc của thư ký và bạn không cần thiết phải ghi chép. Việc ghi chép, tóm tắt sơ bộ cuộc họp nhất là những điểm chính là một trong những việc làm quan trọng và rất cần thiết đối với mỗi nhân viên ở bất kỳ phòng ban nào. Quá trình ghi chép sẽ giúp bạn nắm bắt cuộc họp một cách dễ dàng đồng thời không bỏ mất những thông tin quan trọng, cũng như tránh sai lệch mục đích cuộc họp. Bên cạnh đó nếu chỉ dựa vào biên bản của thư ký bạn sẽ rất dễ bị choáng ngợp do mật độ thông tin quá nhiều, chủ động ghi lại sẽ giúp bạn lược bỏ những thông tin không cần thiết đồng thời dễ kiểm tra về sau do tính cá nhân trong ghi chép của mỗi người.

Sử dụng ngôn ngữ cơ thể một cách thông minh

Ngôn ngữ cơ thể là một trong những bí quyết thú vị trong những tình huống phải giao tiếp, trao đổi với một hoặc một nhóm người trong không gian kín. Phòng họp sẽ là nơi phù hợp để bạn có thể vận dụng ngôn ngữ cơ thể nhằm làm giảm bớt tác động nặng nề, căng thẳng xung quanh. Bằng cách giao tiếp ánh mắt, điệu bộ đồng tình (ví dụ như gật đầu, mỉm cười…) sẽ giúp bạn lắng nghe và tiếp nhận tốt hơn những gì người khác đang nói dù có thể trái với quan điểm cá nhân của bạn. Thay vì bày tỏ thái độ tiêu cực ngay lập tức, cách thể hiện thông qua ngôn ngữ cơ thể tích cực của bạn sẽ làm không khí trở nên bớt áp lực hơn nhiều. Hoặc để tay hình tháp chuông sẽ giúp bạn trông tự tin hơn... Bạn nên vận dụng ngôn ngữ cơ thể một cách thông minh để mang lại hiệu quả như mong muốn.

Đừng ngại phát biểu

Và cuối cùng cũng chính là chìa khoá giúp bạn tự tin tham gia các buổi họp đó chính là chủ động cất tiếng nói. Bất kể ai ngồi trong phòng họp đều có quyền tham gia xây dựng, dù là nhân viên nhưng bạn là người trực tiếp tiếp xúc với công việc nên ý kiến của bạn chắc chắn sẽ thực tế và đáng để tâm. Bên cạnh đó việc không ngại phát biểu sẽ làm nhịp điệu của buổi họp trở nên sôi nổi, mọi người sẽ dễ dàng cởi mở để trình bày quan điểm, ý kiến cá nhân từ đó kéo không khí thêm hào hứng, dễ chịu. Dần dần bạn sẽ tích cực đóng góp hơn, tạo lập thói quen tốt trong bất kỳ đám đông nào cũng như tiếp nhận được sự tham khảo từ người khác về suy nghĩ của mình.

Trên đây là 5 bí quyết giúp bạn giảm áp lực trong cuộc họp. Hy vọng thông qua bài viết này sẽ giúp bạn tự tin trước mỗi cuộc họp, để mang lại giá trị trong công việc cho bản thân và tập thể.